Google Chat

Analyysin teki Appwesome

Valitsen viestintäsovelluksen ennen kaikkea sen mukaan, missä työkeskustelut jo käydään ja miten helposti viestit löytää myöhemmin. Google Chat sopii parhaiten tilanteeseen, jossa arki pyörii Google-ympäristössä ja viesteillä on yhteys yhteisiin tehtäviin tai tiedostoihin. Jos taas etsit ennen kaikkea rentoa keskustelukanavaa ystäville tai haluat siirtyä pois työviestinnästä vapaa-ajalla, kannattaa miettiä, palveleeko erillinen viestisovellus paremmin.

Ensimmäinen valinta on käyttötarkoitus

Google LLC:n kehittämä sovellus kuuluu yritysviestinnän alueelle, mutta sitä ei tarvitse ajatella vain suurten toimistojen työkaluna. Se voi olla hyödyllinen myös pienelle yhdistykselle, opiskeluryhmälle tai projektiporukalle, jonka jäsenet jakavat jo Google-tilejä ja -tiedostoja. Sovellus on maksuton, ja sen ikäluokitus on PEGI 3. Nämä tiedot tekevät kokeilemisesta helppoa, mutta eivät yksin kerro, sopiiko palvelu juuri sinun keskustelutapoihisi.

Kannattaa kysyä itseltäsi, tarvitsetko ensisijaisesti nopeita kahdenkeskisiä viestejä, projektin ympärille järjestettyä keskustelua vai kanavan, johon koko työryhmä voi palata. Chat toimii luontevimmin kahdessa jälkimmäisessä tapauksessa. Jos keskustelut ovat satunnaisia ja osallistujilla on jo vakiintunut kanava muualla, uuden sovelluksen käyttöönotto voi lisätä yhden paikan tarkistettavaksi ilman selvää hyötyä.

Missä sovellus helpottaa arkea

Google Chatin vahvuus tulee esiin, kun viesti ja työn alla oleva asia kuuluvat yhteen. Kun esimerkiksi pienryhmä suunnittelee tapahtumaa, keskustelu voidaan pitää projektin yhteydessä sen sijaan, että päätökset hautautuvat erillisiin tekstiviesteihin. Tiedoston jakaminen keskustelussa auttaa osallistujia löytämään yhteisen materiaalin samasta työnkulusta, ja ryhmä voi jatkaa aihetta myöhemmin ilman, että jokainen joutuu aloittamaan tilanteen selittämisestä uudestaan.

Arjen käyttötilanteessa tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että työpari sopii aamulla lyhyesti, kuka viimeistelee esityksen ja kuka tarkistaa lähdetiedoston. Päivän mittaan kysymykset ja vastaukset jäävät samaan keskusteluun. Kun kolmas henkilö liittyy mukaan, hän voi seurata aiempaa viestinvaihtoa ja saada kokonaiskuvan helpommin kuin useasta hajanaisesta viestiketjusta. Tällainen hyöty riippuu kuitenkin siitä, että ryhmä sopii keskustelujen järjestämisestä eikä luo jokaiselle pienelle asialle omaa paikkaa.

Hyvä käytännön tapa on erottaa jatkuva projektikeskustelu lyhyistä, kertaluonteisista kysymyksistä. Jos sama aihe palaa viikoittain, sille kannattaa pitää oma keskusteluyhteys, jolloin päätösten tausta ei sekoitu päivän muihin ilmoituksiin. Jos taas asia ratkeaa yhdellä vastauksella, sen paisuttaminen pysyväksi työtilaksi voi tehdä kokonaisuudesta sekavamman. Selkeä nimeäminen ja yhteinen sopimus siitä, missä mistäkin puhutaan ovat usein tärkeämpiä kuin uusien keskustelujen määrä.

Google Workspacea käyttävälle ryhmälle Chat voi tuntua luontevalta, sillä viestit liittyvät samaan ympäristöön, jossa yhteisiä tiedostoja jo käsitellään. Tämä ei tarkoita, että jokainen työn vaihe siirtyisi automaattisesti keskusteluun. Minusta sovelluksesta saa eniten irti silloin, kun sitä käytetään nopeaan koordinointiin ja työn yhteiseen seurantaan, ei kaiken työn korvikkeena. Pitkät perustelut, lopulliset päätökset ja huolellisesti muokattavat dokumentit toimivat usein paremmin omissa asiakirjoissaan, joihin keskustelussa viitataan.

Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä

Ensimmäinen asia, jonka huomaat Google Chatissa, on sen selkeä ja intuitiivinen käyttöliittymä. Kun avaat sovelluksen, kaikki on loogisesti järjestetty, joten sinun ei tarvitse olla teknologiaguru voidaksesi navigoida siinä. Kaikki keskustelut ja huoneet ovat helposti saavutettavissa, ja voit siirtyä niiden välillä vaivattomasti.

Lisäksi, jos olet jo Google-ympäristön käyttäjä, kuten Gmailin tai Google Driven, tunnet olosi heti kotoisaksi. Integraatio muihin Google-sovelluksiin on saumatonta, mikä tekee tiedostojen jakamisesta ja aikataulujen hallinnasta erittäin helppoa.

Tehokkaat ominaisuudet

Yksi Google Chatin merkittävimmistä ominaisuuksista on sen kyky luoda "huoneita", joissa tiimit voivat työskennellä yhdessä projektien parissa. Se on kuin virtuaalinen toimistotila, jossa voi keskustella, jakaa tiedostoja ja jopa integroida muita työkaluja, kuten Asana tai Trello.

Chatbotit ovat myös osa kokonaisuutta. Ne voivat automatisoida monia tehtäviä, kuten muistutusten asettamista tai tietojen hakemista, jolloin voit keskittyä olennaiseen.

Kun vertaat muihin viestintätapoihin

Yritysten ja ryhmien tavalliset vaihtoehdot jakautuvat karkeasti sähköpostiin, erillisiin pikaviestimiin ja projektinhallinnan keskusteluihin. Sähköposti sopii hyvin viesteihin, joissa tarvitaan selkeä vastaanottajalista, huolellinen muotoilu tai viestin lähettäminen myös ihmisille, jotka eivät seuraa jatkuvaa ryhmäkeskustelua. Sen heikkous näkyy, kun nopea edestakainen sopiminen tuottaa pitkän ketjun ja päätös hukkuu vastausten väliin. Chat tarjoaa tällaisessa tilanteessa kevyemmän tavan tarkistaa yksityiskohta ja jatkaa keskustelua samassa ryhmässä.

Erillinen kuluttajille suunnattu viestisovellus voi puolestaan olla parempi ystäväporukalle tai perheelle, jos kaikki ovat jo siellä ja työkalujen yhdistäminen tiedostoihin ei ole tarpeen. Projektinhallintasovellus voi olla sopivampi silloin, kun tärkeintä ovat tehtävien omistajat, määräajat ja työn etenemisen seuranta. Keskustelu auttaa sopimaan, mutta viestivirta ei itsessään takaa, että sovitut asiat muuttuvat näkyviksi tehtäviksi. Minä käyttäisin Chatia työn koordinointiin ja jättäisin varsinaisen tehtävälistan siihen tarkoitettuun työkaluun, jos ryhmä tarvitsee tarkkaa seurantaa.

Myös siirtyminen toiseen viestipalveluun voi olla perusteltua, jos yhteistyökumppanit käyttävät jo jotakin muuta työkalua tai organisaatio on tehnyt viestintää koskevat valintansa. Tällöin tärkein kysymys ei ole, mikä sovellus näyttää yksinään parhaimmalta, vaan missä kaikki tarvittavat ihmiset todella lukevat ja vastaavat viesteihin. Yksi aktiivinen yhteinen kanava on yleensä hyödyllisempi kuin useita rinnakkaisia keskusteluja, joiden välillä tieto pirstaloituu.

Hyödyllisiä käyttötapoja ja pieniä kitkakohtia

Kun liität keskusteluun tiedoston, lisää viestiin myös lyhyt selitys siitä, mitä vastaanottajan pitäisi siitä katsoa. Pelkkä jaettu tiedosto ei kerro, onko kyse luonnoksesta, hyväksyttävästä versiosta vai taustamateriaalista. Tämä yksinkertainen tapa säästää aikaa etenkin silloin, kun keskusteluun palataan myöhemmin tai joku uusi osallistuja yrittää ymmärtää, miksi tiedosto on jaettu.

Toinen käytännöllinen vinkki on kirjoittaa sovitut päätökset näkyvästi keskusteluun sen jälkeen, kun ryhmä on päätynyt ratkaisuun. Nopea puhelu tai usean viestin väittely voi olla tehokas tapa löytää suunta, mutta selkeä yhteenveto helpottaa niiden osallistujien työtä, jotka eivät seuranneet jokaista viestiä. Tämä ei ole automaattinen ominaisuus vaan ryhmän tapa käyttää sovellusta, ja sillä on suuri vaikutus siihen, pysyykö keskustelu luettavana.

Ilmoitusten määrä kannattaa myös sovittaa omaan rooliin. Jos olet mukana monessa aktiivisessa projektissa, jatkuvat ilmoitukset voivat keskeyttää keskittymisen, vaikka jokainen keskustelu olisi hyödyllinen. Käytännössä voit sopia ryhmän kanssa, milloin asia vaatii nopean vastauksen ja milloin viestin voi lukea myöhemmin. Chat toimii parhaiten, kun välitön viesti ei tarkoita automaattisesti, että jokaisen pitää vastata heti.

Huoneet tai projektikohtaiset keskustelut tuovat järjestystä vain, jos niitä ylläpidetään. Kun projekti päättyy, vanhat keskustelut voivat jäädä näkyviin ja tehdä tärkeiden asioiden etsimisestä hankalampaa. En perustaisi pysyvää keskustelua jokaiselle lyhyelle tehtävälle, vaan nimeäisin yhteiset tilat aiheen mukaan ja sopisin, milloin vanha keskustelu ei enää ole aktiivinen. Tämä auttaa erityisesti uusia osallistujia erottamaan ajankohtaisen työn vanhasta historiasta.

Kolmannen osapuolen työkalujen liittäminen voi olla kätevää, jos ryhmä käyttää niitä jo päivittäin, mutta integraatio ei itsessään tee työnkulusta selkeää. Ennen kuin lisäät uuden työkalun keskusteluun, mieti, mitä tietoa ryhmän on tarkoitus saada siitä ja kuka reagoi ilmoituksiin. Muuten sama asia voi näkyä sekä Chatissa että toisessa palvelussa ilman, että kukaan tietää, kumpi paikka on ajan tasalla.

Kommunikoi missä ja milloin vain

Google Chat ei ole sidottu yhteen laitteeseen. Voit käyttää sitä älypuhelimella, tabletilla tai tietokoneella. Tämä monipuolisuus on erityisen kätevää ihmisille, jotka ovat jatkuvasti liikkeellä. Ja mikä parasta, sovellus synkronoi kaiken reaaliajassa, joten et koskaan jää paitsi tärkeästä keskustelusta.

Etätyön aikakaudella tämä ominaisuus on korvaamaton. Olitpa sitten kotona, toimistolla tai kahvilassa, voit pysyä yhteydessä tiimiisi ilman katkoksia.

Kenelle se sopii – ja kenelle ei

Sovellus on vahvimmillaan silloin, kun työryhmällä on yhteinen Google-pohjainen työnkulku, useita keskusteluja käynnissä ja tarve löytää aiemmin jaettua tietoa. Se sopii myös ihmiselle, joka liikkuu päivän aikana työpisteiden välillä ja haluaa jatkaa keskustelua eri laitteella. Yksittäinen käyttäjä voi hyötyä siitä, jos hänen projektinsa muut osallistujat ovat mukana, mutta viestisovelluksesta on rajallisesti iloa, jos tärkeimmät keskustelukumppanit eivät käytä sitä.

Jättäisin sen vähemmälle huomiolle, jos haluat yhden yksinkertaisen kanavan vain läheisille tai jos työsi vaatii ennen kaikkea tehtävien tarkkaa hallintaa, asiakastietojen käsittelyä tai muuta erikoistunutta järjestelmää. Viestintäalusta ei korvaa organisaation omia sääntöjä siitä, mitä tietoja keskusteluun kuuluu kirjoittaa. Arkaluonteisen tiedon kohdalla kannattaa aina noudattaa työpaikan ohjeita eikä päätellä turvallisuutta pelkän sovelluksen käyttämisen perusteella.

Myös vapaa-ajan ja työn rajalla on merkitystä. Jos sama sovellus tuo työviestit jatkuvasti puhelimeen, se voi tuntua raskaalta silloin, kun haluaisit olla tavoittamattomissa. Ennen käyttöönottoa kannattaa sopia ryhmän odotuksista vastausajoista ja siitä, mitä pidetään kiireellisenä. Näin nopea viestintä ei muutu oletukseksi, että kaikki ovat jatkuvasti päivystämässä.

Turvallisuus ja yksityisyys

Kun kyseessä on viestintäsovellus, turvallisuus on aina mielessä. Google Chat ottaa tämän vakavasti. Kaikki keskustelut on salattu, mikä tarkoittaa, että yksityisyytesi on turvattu. Voit olla varma, että arkaluonteiset tiedot pysyvät suojassa.

Lisäksi Google tarjoaa laajan valikoiman hallintatyökaluja, jotka mahdollistavat yrityksille tietoturvakäytäntöjen mukauttamisen. Tämä tekee Google Chatista ihanteellisen valinnan paitsi yksityishenkilöille, myös yrityksille, jotka haluavat varmistaa, että heidän viestintänsä pysyy turvassa.

Käyttöönotto ja vaihtamisen vaiva

Jos ryhmäsi käyttää jo Google-palveluja, kokeileminen on luontevampaa kuin täysin uuden viestintäympäristön rakentaminen. Aloittaisin yhdestä rajatusta projektista: sopisin osallistujien kanssa, mitä siellä käsitellään, miten keskustelu nimetään ja mihin lopulliset tiedostot tallennetaan. Näin näet nopeasti, vähentääkö Chat hajanaista viestittelyä vai synnyttääkö se vain uuden ilmoituskanavan.

Jos käytössä on jo toinen palvelu, vaihtamista ei kannata tehdä pelkän uteliaisuuden vuoksi. Ensin pitää sopia, milloin vanhaa kanavaa ei enää käytetä, miten keskeneräiset asiat siirretään ja mistä löytyvät aiemmat päätökset. Muuten osa ihmisistä jatkaa vanhassa paikassa ja osa uudessa, jolloin viestinnän selkeyttäminen kääntyy päinvastaiseksi. Pienessä ryhmässä yhteinen sopimus voi riittää; isommassa työyhteisössä käyttöönotto tarvitsee johdonmukaiset käytännöt.

Sovelluksella on 50 miljoonaa tai enemmän asennusta, ja sen keskiarvo on 4,5 tähteä 343 tuhannen arvion perusteella; kirjoitettuja arvosteluja on 82 tuhatta. Nämä luvut kertovat laajasta käytöstä, mutta eivät ratkaise sitä, sopiiko palvelu oman ryhmäsi tarpeisiin. Minusta parempi testi on se, löytyykö keskusteluista tieto helpommin ja väheneekö tarve kysyä sama asia uudestaan.

Yhteenveto

Kokonaisuutena Google Chat on tehokas ja monipuolinen viestintäsovellus, joka tarjoaa käyttäjäystävällisen käyttöliittymän ja monipuoliset ominaisuudet. Se on täydellinen valinta niille, jotka etsivät luotettavaa ja turvallista tapaa kommunikoida missä ja milloin tahansa.

Jos et ole vielä kokeillut Google Chatia, suosittelen lämpimästi antamaan sille mahdollisuuden. Se saattaa vain muuttaa tapasi työskennellä ja kommunikoida parempaan suuntaan.

Oma suositukseni on kokeilla sitä silloin, kun ryhmä tarvitsee yhteisen paikan projektiviesteille ja käyttää jo Google-ympäristöä. Aloita pienesti, pidä keskustelujen tarkoitus selkeänä ja sovi, milloin viesteihin odotetaan vastausta. Jos taas tarvitset ensisijaisesti yksityisen seurustelukanavan, tehtävien tarkkaa hallintaa tai yhteyden työtovereihin, jotka käyttävät toista palvelua, valitsisin niiden tarpeiden mukaan paremmin sopivan vaihtoehdon. Hyvä viestintäsovellus ei ole se, jossa on eniten toimintoja, vaan se, jonka avulla oma ryhmä löytää tiedon ja pystyy jatkamaan työtään vähemmällä kitkalla.